iipax permission

Dokument- och ärendehantering

iipax permission innebär ett processorienterat verktyg för att stödja de processer som är unika för varje organisation eller verksamhet, det vill säga kärnprocesserna. Tidigare har detta oftast gjorts med specialbyggda applikationer, som med tiden skapat en stuprörsarkitektur. I iipax permission har vi samlat de funktionella grundstenarna för alla dessa applikationer; dokumenthantering, processtöd, registervård och ärendehantering – allt detta integrerat och integrerbart med den befintliga IT-infrastrukturen. Man kan återanvända användardatabaser, applikationsservrar, databaser, men låta iipax permission vara plattformen för verksamhetsprocesser och den generella informationshanteringen.

Fokus på processen

Många produkter för genomgripande informationshantering fokuserar på ostrukturerad information, såsom dokument, ljud och bild. Med genomgripande menas att hela organisationen behöver dela information och processer. iipax permission fokuserar på de processer och det arbete som görs för att framställa och förädla både ostrukturerad och strukturerad information – förutom dokument även register, kataloger och renodlade databaser. Att få allt detta att hänga samman är krävande och därför finns iipax permission. Ett väl utfört arbete ger översikt, effektivitet, förutsägbarhet och kvalitet i de viktiga processer som utgör organisationens kärnverksamhet, det vill säga de tvärfunktionella processerna. Det är med dessa processer som organisationen kan spara stora pengar och differentiera sig mot eventuella konkurrenter.

Ärenden

För att underlätta införandet av IT-stöd för övergripande informationshantering erbjuder iipax permission ett unikt ärendebegrepp som motsvarar de cirkulationsmappar som används i den traditionella pappersvärlden. Istället för att skicka lösa dokument, utdrag och formulär så samlas dessa översiktligt i ärenden. Till ärenden kopplas också de processer som på effektivaste sätt genomför ärendet.

Besparing

Det finns många dokumentorienterade plattformar för genomgripande informationshantering att välja på. Men vill man ha en plattform för att effektivisera och integrera de unika kärnprocesserna med övrig verksamhet bör man välja iipax permission. En effektivisering av stödprocesser och kärnprocesser innebär en ekonomisk besparing, samtidigt som konkurrenskraften ökar i och med att kvalitet och service når nya nivåer.

Grundfunktioner

Ett ärende består av såväl sina egna egenskaper som andra informationsobjekt, t.ex. dokument, registerposter och noteringar. Ärendet definieras och beskrivs genom sin ärendetyp.

En unik uppsättning egenskaper för en ärendetyp skapas enkelt genom konfiguration och tillsammans med ett antal standardegenskaper får man ärendetyper i iipax permission. Det är en förutsättning för bra ärendehantering att informationen i ditt system passar din verksamhet.

  • Status på ärenden är en indikator som ger bra översikt och underlättar såväl återrapportering, uppföljning och handläggning.
  • En eller flera processer kan kopplas till ärendet för att hålla reda på de i förväg definierade aktiviteterna i ärendet och kvalitetssäkra ditt arbete.
  • Checklistor innehåller också en typ av aktiviteter. Men till skillnad mot aktiviteterna i processen är det inte förutbestämt i vilken ordning de ska utföras, precis som i verkligheten.
  • Diarienummer eller ärendeidentiteter genereras med unika löpnummer från obrutna fördefinierade nummerserier. Även dokumentidentiteter kan genereras för dokument och handlingar i ärenden.

Det handlar egentligen inte om ärenden, dokument och processer.

Det handlar om att överträffa kundens förväntningar.

Med iipax permission får du ett processorienterat verktyg för att stödja de processer som är unika för just din organisation eller din verksamhet, d.v.s. dina kärnprocesser. I iipax permission har vi samlat de funktioner som behövs för din ärendehantering, dokumenthantering, processtöd och register.

Behörighetskontroll

  • Användare och grupper ska bara behöva registreras på ett ställe. Integration med befintliga användarkataloger stöds genom standarder som t.ex. JAAS, Security Realms, LDAP och Active Directory.
  • Behörigheter i iipax permission definieras genom kopplingen mellan grupper/roller och tjänster, informationstyper eller enskilda ärenden.
  • En användare kan tillhöra flera roller och ingå i flera grupper vilket underlättar användaradministrationen avsevärt.
  • Integritetsloggning av signifikanta händelser med tillräcklig information för att erhålla full spårbarhet.

Användargränssnitt

En användare av iipax permisson har genom sina roller tillgång till ett antal arbetsytor/skärmbilder som i sin tur är uppbyggda av gränssnittskomponenter, vilken ger igenkänning för användarna och återanvändning för olika roller. Användargränssnittet är anpassat för olika arbetsuppgifter och modulariserat för att passa alla typer av användare.

Register

En stor del av den viktiga informationen är strukturerad och lagras i register, som på samma sätt som ärenden skapas efter organisationens behov. Stora register med mycket information struktureras så att återsökning, navigering och registervård för användaren underlättas. Register kan vara helt fristående men är ofta en betydande del av ärendehanteringen.

Processer

  • Manuella, automatiska, vägvals- och parallella aktiviteter ger flexibilitet att stödja alla slags processer.
  • Versionshantering av processkartor.
  • Hög prestanda och robust konstruktion.
  • ”Buntning” är ett effektivt sätt att hantera data av samma typ och den kan tidsstyras.
  • Synkronisering.
  • Grafisk kartritare.

Bevakning och övervakning

För varje aktivitet och uppgift kan varning- och larmtidpunkter anges för att hjälpa organisationen att bevaka att inget blir ”liggande”. På samma sätt bevakas hela ärenden. Genom dessa nivåer av bevakningar kan organisationen förutse och undvika att något allvarligt inträffar.

Statistik, rapporter och mallar

iipax permission samlar information så att analyser kan göras för att bland annat upptäcka flaskhalsar, beräkna handläggningstider och optimera processer. Även verktyg för att skapa rapporter och mallar ingår och förenklar i stor utsträckning användarens arbete.

iipax one

När ärendehantering och säkert informationsutbyte är avgörande för din verksamhet.

iipax communication

För att uppnå säker kommunikation ställs normalt höga krav på aktörerna, men med iipax communication löser man dessa svårigheter på en gång.

iipax archive

iipax archive är e-arkivet som hanterar information från iipax produkter likaväl som information från andra system.

Dela sidan: