iipax archive

e-Arkivering

I och med allt större mängder elektronisk information ökar vikten av att kunna arkivera det elektroniska materialet. De organisationer som har kommit långt i hanteringen av elektroniska dokument kanske till och med saknar pappersoriginal, vilket gör den elektroniska arkiveringen än mer central. iipax archive är konstruerat för stora, väl strukturerade och återsökbara arkiv. Genom sitt stöd att anpassa sig till verksamheten och verksamhetssystemen är iipax archive en pålitlig partner i transformeringen mot en fullständigt elektronisk informationshantering.

Med inbyggd strategi för långtidsbevarande

iipax archive är baserat på OAIS-modellen, ISO 14721, en internationell standard som ursprungligen togs fram av NASA för hantering av värdefull information. Detta, tillsammans med stöd för de krav som ställs på bevarande, tillgänglighet och spårbarhet beträffande viktig information, gör iipax archive till det mest kompetenta e-arkivet.

iipax archive är e-arkivet som hanterar information från iipax produkter likaväl som information från andra system. Ärenden, handlingar, fakturor, avtal och databaser kan hanteras på samma sätt.

En aktiv arkivarie

Det finns många produkter som klarar att lagra och hantera stora volymer data. Men den stora utmaningen är att på ett säkert och strukturerat sätt flytta information från de aktiva systemen till en långtidslagring. Även detta avancerade arbetsmoment tar iipax archive hand om. Baserat på de arkiveringsregler som finns kan iipax archive aktivt hämta information från andra system, gallra och konvertera informationen och slutligen spara ner den i långtidslagringen. Denna process styrs och övervakas av utsedda arkivansvariga.

Besparing

Att arkivera är mer än att flytta data mellan olika lagringsmedia. Det krävs struktur och kvalitet i arkiveringsarbetet, eftersom informationen ska vara tillgänglig under lång tid. Då lagringsutrymme idag är billigt kan en arkiveringslösning kännas omotiverad. Men den dag systemen blir överfulla kan det innebära enorma kostnader att komma till rätta med situationen. Genom kontinuerlig arkivering, aktiv styrning och förvaltning av en arkiveringslösning undviker man problemet. Därför finns iipax archive.

Integration

Genom sina integrationsmöjligheter kan iipax archive arkivera information från godtyckliga system, utan att de behöver byggas om. Dessutom kan andra slutlagringsprodukter integreras, för att till exempel kunna spara på magnetmedia, optiska diskar eller andra lagringsmedia. Trots denna flexibilitet är det iipax archive som har kontrollen över arkiveringsprocessen och den arkiverade informationen.

För arkivansvariga

Att ansvara för ett elektroniskt arkiv kräver kontroll. I iipax archive får du kontroll genom:

  • Överskådlig och praktisk användbar arkivstruktur.
  • Integrerad arkivredovisning.
  • Hantering av beställningar.
  • Daglig administration med spårbarhet. Statistik över innehåll, inlämnad och uthämtad information.
  • Automatiskt genererad och hanterad metadata för spårbarhet, skydd mot obehörig förvanskning.
  • Behörighetsstyrning, inklusive stöd för sekretess och hantering av känsliga personuppgifter.
  • Hantering av överenskommelser med informationsproducenterna.
  • Enkelt filgränssnitt för arkivering.
  • Avancerad avställnings- och gallringsfunktion, integrerbart med godtyckliga system.
  • Enkel återsökning för olika roller.
  • Sökfunktioner genom plattformsoberoende Web Services.
  • Visning av information i verksamhetssystem, på intranät eller på internet.

Funktioner

Avställning (preingest)

  • Med adapters för affärs- och verksamhetssystem.

Mottagning

  • Säker överföring och kvalitetskontroll av arkivleveranser.
  • Validering och kontroller, pdf/a (ISO 19005-1), tiff, xml m.m.
  • Tidsstämpling och äkthetsstämpling av information.

Strukturer och indexering

  • Flexibla arkivstrukturer och indexering av arkivinformation, dokument och registerposter.
  • Stöd för processorienterad arkivstruktur med beskrivningar.

Lagring

  • Lagring av arkivobjekt med godtyckligt innehåll, text, bild, ljud.
  • Lagring av handlingar i olika databashanterare, eller andra lagringsmedia.

Åtkomst och sökning

  • Webbportal för återsökning, beställning och arkivering av arkivobjekt.
  • Processtyrd hantering av arkivleveranser genom olika kanaler, webb, e-post, ftp, SHS etc.

Bevarandeplanering

  • Sökning, administration och statistik över arkivinformation.
  • Processtyrd arkivvård, massuppdatering, gallring, export, konvertering, migrering etc.

Standarder

  • ISO 14721:2003 (OAIS), ISO 15489, MoReq2010.
  • RA-FS 2009:1-2, RA-FS 2008:4, Noark 5

iipax one

När ärendehantering och säkert informationsutbyte är avgörande för din verksamhet.

iipax permission

iipax permission innebär ett processorienterat verktyg för att stödja de processer som är unika för varje organisation eller verksamhet.

iipax communication

För att uppnå säker kommunikation ställs normalt höga krav på aktörerna, men med iipax communication löser man dessa svårigheter på en gång.

Dela sidan: