Exportkreditnämnden

Vägen till framgångsrika exportaffärer

EKN, Exportkreditnämnden, har till uppgift att främja svensk export. Idag arbetar ca 150 anställda med att försäkra exportföretag och banker mot risken att inte få betalt, något som finansieras med garantitagarnas premier. Ett framgångsrikt arbete kräver effektivitet och kvalitet i allt man gör. Det utgjorde grunden för ett nytt samarbete mellan EKN och Ida Infront.

Inom EKN har behovet, och därmed efterfrågan, av en ökad digitalisering vuxit fram. Redan 2012 togs de första stegen i och med en utarbetad systemstrategi som utgör grunden i allt kommande arbete. Målsättningen är att skapa ett modernt system för ett likartat digitalt arbetssätt med en ökad effektivitet och flexibilitet som följd. En annan viktig aspekt är kvaliteten på arbetet. Bättre kontroll och översyn har hög prioritet, likaså ökad sökbarhet och spårbarhet. Som en följd av allt detta genomfördes en upphandling i början av 2014.

Upphandlingen föregicks av en omfattande förankring internt, berättar Magnus Du Rietz, IT-chef på EKN. När det sedan var dags tog vi hjälp av en oberoende upphandlingskonsult, som bland annat genomförde leverantörsträffar och praktiska prov. I utvärderingen utgjorde pris 40 procent medan kvalitet stod för 60 procent. De tre leverantörer med bäst kravuppfyllnad gick vidare. Prismässigt fanns det en stor samstämmighet. Men när vi sedan hade genomfört de praktiska testerna, stod Ida Infront som klar vinnare.

I mars samma år påbörjades projektets första fas. Allt arbete ska genomföras i tre definierade steg. Uttalat är att det ska finnas en tydlig förankring och beslut innan själva genomförandet. Varje steg ska även ha en överblickbar genomförandetid. Sist men inte minst ska varje steg medföra en leverans med positiv effekt för verksamheten.

En nyckelfråga har varit integrationen av befintligt och nytt system, säger Ove Sjöström, affärsansvarig på Ida Infront. Version 1.0 innehöll EKNs allmänna diarie och driftsattes i vår egen produkt iipax permission redan i juni månad 2014. Men från och med version 1.2, som går i drift under februari 2016, kommer samtliga ärenden att hanteras via iipax, inklusive processtöd för hantering av ärenden. Och i framtiden kopplas många fler iipaxfunktioner in.

Efter fas 1 ser Magnus Du Rietz ett behov av att utvärdera och reflektera. Därefter är det dags att gå vidare i arbetet, där sammanträdesfunktionalitet och e-arkiv står på tur. Men finns det några slutsatser att dra nytta av redan nu?

Rent allmänt skulle jag vilja betona vikten av förankring och en tydlig kravställning utifrån processflödet, konstaterar Magnus Du Rietz. Vi har stött på en del frågor under arbetets gång och här har våra veckovisa möten i arbetsgrupperna varit till stort stöd. Jag skulle också vilja ge en eloge till verksamhetskonsulterna på Ida Infront, som har en väldigt hög kompetensnivå och som har drivit projektet framåt med säker hand. Allt arbete som genomförs har ett gemensamt mål – EKN blir allt mer effektiva och vi kan därmed stötta våra kunder i ett större perspektiv. Målsättningen är att underlätta deras verksamhet och skapa framgångsrika affärer. Nu får EKN steg för steg rätt verktyg för det viktiga arbetet.

September 2015

Dela nyheten:
Skriv utSkriv ut